הטעות היקרה ביותר בתכנון אירוע היא לא בבחירת האולם. היא בהערכת מספר האורחים, כי משלמים על מנות ולא על הזמנות, וכל טעות של 30 איש עולה כמה אלפי שקלים.
שיעורי ההגעה בפועל
| סוג אירוע | אחוז הגעה מהמוזמנים |
|---|---|
| חתונה, ערב חמישי | 75 עד 85 אחוז |
| בר מצווה, ערב חול | 70 עד 80 אחוז |
| קידוש בשבת | 90 אחוז ומעלה |
| ברית בבוקר | 60 עד 75 אחוז |
| שבע ברכות | 80 עד 90 אחוז |
הכלל הפשוט: ככל שהאירוע קרוב יותר גיאוגרפית ובזמן נוח יותר, אחוז ההגעה גבוה יותר. קידוש בשבת בבית הכנסת השכונתי מגיע כמעט לכולם. ברית בבוקר באמצע השבוע היא ההפך.
איך סופרים נכון
- תספרו משפחות, לא שמות. משפחה עם חמישה ילדים מעל גיל בר מצווה היא שבע מנות.
- ילדים קטנים. תשאלו את האולם מאיזה גיל גובים מנה מלאה. ההבדל בין גיל 5 לגיל 12 משנה עשרות מנות.
- תחלקו את הרשימה לשלוש. ודאי יגיעו, כנראה יגיעו, וכנראה לא. תתקצבו לפי הראשונים והשניים.
- תוסיפו 5 אחוז לצוות. צלם, תקליטן ומלמד גם אוכלים.
המספר שקובע יותר מהכל
המינימום של האולם. אם המינימום הוא 200 ואתם מעריכים 150, שילמתם על 50 מנות שלא נאכלו. זה הפרמטר הראשון לברר, לפני המחיר למנה, כי אולם יקר יותר עם מינימום נמוך יכול לצאת זול יותר בסך הכל.
הפער בין הרשימה למציאות
הרשימה הראשונה תמיד גדולה מדי. היא נבנית מכל מי שעולה בראש, ורק אחר כך מתחילים למחוק. הדרך היעילה היא הפוכה: להתחיל ממספר יעד שמתאים לתקציב, ואז לבנות רשימה שנכנסת אליו.
מי בדרך כלל לא מגיע
- מוזמנים שגרים מעל שעה נסיעה, במיוחד באמצע השבוע
- משפחות עם ילדים קטנים באירוע ערב שמתחיל אחרי שמונה
- עמיתים לעבודה ושכנים רחוקים, שאחוז ההגעה שלהם הנמוך ביותר
- מי שקיבל את ההזמנה פחות משבוע מראש
לעומת זאת, מי כן מגיע
משפחה קרובה, שכנים מהבניין ומהשכונה, וחברי בית המדרש. אלה שלושת המעגלים שמגיעים כמעט תמיד, וכדאי לתקצב אותם במאה אחוז.
דוגמה מספרית
רשימה של 300 מוזמנים לבר מצווה בערב חול מתפרקת בדרך כלל כך: 120 שיגיעו בוודאות, 110 שכנראה יגיעו, ו-70 שכנראה לא. המספר לתקצוב הוא סביב 210 עד 230, ולא 300.
אם האולם דורש מינימום 250, שילמתם על 30 מנות מיותרות עוד לפני שהתחלתם. זו בדיוק הנקודה שבה שווה לחפש אולם אחר.
אישורי הגעה
מערכת אישורי הגעה טלפונית עולה כמה מאות שקלים ומחזירה את עצמה בקלות. היא לא מדויקת לגמרי, אנשים מאשרים ולא מגיעים, אבל היא מצמצמת את הטווח מ-70 מנות ל-20.
מנות רזרבה
רוב האולמות מכינים 5 עד 10 אחוז מעל המספר שהוזמן. תבררו אם זה כלול או שגובים על כל מנה נוספת, ומה המחיר שלה. עדיף לדעת מראש מאשר לגלות בחשבון.